Fechamento de caixa: 10 erros principais e como evitá-los

O fechamento de caixa é um dos momentos mais importantes da rotina do comércio. É ali que você confirma se as vendas estão batendo, se o dinheiro que entrou é o mesmo que o sistema registra e se não houve falhas ao longo de um determinado período.

Esse é um texto para quem quer entender quais os principais erros na hora de fazer o fechamento de caixa e o que fazer para evitar essas divergências.

Que tal facilitar esse processo desde já? Conheça o recurso de controle de caixa do Nex, acesse todas as informações de vendas e reduza erros no fechamento de caixa.

Principais erros que interferem no fechamento de caixa

Existem erros bastante comuns que interferem no fechamento de caixa e, muitas vezes, levam à chamada quebra de caixa, quando o valor em dinheiro não bate com o que está registrado no sistema no momento da conferência. Veja os principais:

1. Forma de pagamento registrada incorretamente

Registrar a forma de pagamento errada é um erro mais comum do que parece. Um exemplo disso é lançar uma venda como Pix quando na verdade o cliente pagou em dinheiro. 

Pode parecer improvável confundi-los, já que são processos tão diferentes, mas se quem fez a venda esqueceu de registrá-la e só fez isso muito depois, é possível que não lembre qual foi a forma de pagamento e acabe registrando qualquer uma.

No fim do dia, isso gera confusão: o sistema vai indicar menos dinheiro físico do que realmente deveria existir no caixa, dificultando a conferência.

Veja como você pode evitar isso:

• Registre a venda e o meio de pagamento no momento da venda ou o mais próximo possível para evitar esquecimentos.
• Redobre a atenção na hora de selecionar a forma de pagamento.
• Se o cliente decidir mudar a forma de pagamento de última hora, não se esqueça de ajustar no sistema antes de finalizar a venda.

2. Erro no cálculo e na devolução do troco

Devolver o troco errado é um dos erros mais comuns e impacta diretamente o fechamento de caixa. Ter esse problema de forma recorrente é bem perigoso, pois além de causar diferenças no caixa, esse erro passa insegurança para o cliente. 

Veja boas práticas para não ter erro no troco: 

• Mantenha valores de troco organizados e separados. 
• Use um sistema de vendas como o Nex para calcular automaticamente o troco. 
• Deixe o dinheiro que o cliente entregou visível a todos para evitar confusão do valor entregue.
• Sempre confira na frente do cliente antes de entregar o troco.
• Em caso do cliente notar diferença no valor final, verifique se o valor de venda registrado é o mesmo que está sendo indicado na prateleira do produto.

3. Vendas não registradas no sistema

Esse é um dos erros que mais causam divergência no caixa. 

Imagine que um cliente pagou uma compra em dinheiro, mas a venda não foi registrada no sistema. No fechamento, o dinheiro físico vai sobrar no caixa, porque o sistema “esperava” menos dinheiro do que realmente existe. 

Para evitar que isso aconteça, você pode seguir algumas boas práticas:

• Não finalize uma venda sem registrá-la no sistema.
• Oriente a equipe sobre a importância de registrar todas as vendas, mesmo em momentos de movimento intenso.
• Registre também acerto de contas (pagamento) no fiado, pois esses valores precisam ser justificados na hora de fechar o caixa.

4. Retiradas de dinheiro sem registro

Usar dinheiro do caixa para pequenas despesas do dia a dia, como pagar um fornecedor ou comprar algo emergencial, sem registrar a retirada, é também um erro comum.

Isso também vale para a sangria de caixa, que é a retirada de valores do caixa durante o dia para evitar um volume muito alto de dinheiro.

Você consegue evitar divergência de valores registrando todas as saídas do caixa e tendo uma padronização de valores para fazer a sangria.

Além disso, é muito importante que você não misture as finanças pessoais com as da empresa. Usar o dinheiro do caixa para gastos próprios, mesmo que por pouco tempo, dificulta o controle financeiro e aumenta o risco de erros no fechamento.

O ideal é definir um valor fixo para retiradas pessoais (como o pró-labore) e manter esse controle separado do caixa da loja. Assim, você garante mais organização e previsibilidade.

Clique aqui e veja nosso texto sobre a importância de separar as finanças pessoais das da empresa.

5. Cancelamentos e devoluções sem registro

Quando um produto é devolvido ou uma venda é cancelada sem o devido registro no sistema, o caixa e o estoque ficam inconsistentes. 

Essa inconsistência também acontece quando, em caso de fraude, algum cliente devolve um produto que não é da sua loja e recebe o valor.

O resultado disso aparece no fechamento de caixa, pois o valor de venda foi devolvido e o caixa ficará negativo no fim do dia.

Como você pode evitar isso:

• Registre todos os cancelamentos e devoluções corretamente.
• Procure pela transação no histórico de vendas antes de fazer a devolução.
• Use um sistema que atualiza valores de venda e estoque em casos de devolução.

6. Registro incorreto de produtos semelhantes

Produtos parecidos mas com sabores, cores ou tamanhos diferentes podem passar despercebidos na hora da venda e gerar erros no caixa e no estoque quando registrados de forma incorreta.

Isso acontece porque selecionando um item diferente do que foi realmente vendido (que pode ter um valor diferente), é feito o registro de um preço e uma saída de estoque que não correspondem com a realidade da venda.

Além de ter um impacto no valor das vendas e gerar uma quebra de caixa, isso também compromete o estoque da sua loja.

Evite isso tomando algumas ações:

• Cadastre os produtos com todas as especificações (cor, sabor, peso, etc).
• Cole etiquetas próprias para cada produto e use o leitor de código de barras na hora da venda.
• Faça um inventário de estoque periodicamente para verificar possíveis inconsistências e corrigi-las o quanto antes.

7. Preço do produto diferente do valor real de venda

Quando o preço no sistema não acompanha promoções, reajustes ou qualquer mudança de preço, o fechamento de caixa acaba comprometido.

Isso é comum em produtos em promoção ou quando existe um aumento de preço e o cadastro não é atualizado.

Para evitar isso, você deve:

• Atualizar os preços no sistema sempre que houver mudanças.
• Conferir as promoções do dia e cadastrar no sistema (isso vale para produtos que saíram da promoção e estão com o preço normal).
• Fazer revisões periódicas no cadastro de produtos (veja também se existem produtos duplicados com valor diferente).

Com a planilha de precificação gratuita você calcula as despesas fixas e variáveis, e entende como precificar seus produtos a partir da saúde financeira do seu negócio. Acesse:

8. Falta de padronização na troca de turno

Se cada funcionário faz a troca de turno de um jeito diferente, o resultado dificilmente será um fechamento de caixa confiável.

A ausência de um padrão gera falhas de comunicação, valores inconsistentes e dificuldade para identificar onde ocorreu o erro.

Imagine, por exemplo, que a pessoa que trabalha no turno da manhã encerra o atendimento apenas anotando o valor final do caixa em um papel, sem conferir formas de pagamento ou registrar sangrias.

Já o funcionário do turno da tarde assume o caixa sem fazer nenhuma conferência do dinheiro físico e segue registrando novas vendas normalmente.

Como esperado, no fim do dia aparece uma diferença no caixa, mas ninguém sabe em qual turno o erro aconteceu, e isso acaba dificultando a correção.

Veja algumas dicas para padronizar a troca de turno:

• Crie um procedimento padrão para abertura e fechamento de caixa (por turno ou por funcionário, por exemplo).
• Faça um treinamento para que toda a equipe siga o mesmo processo.
• Gere um relatório de fechamento de caixa diário ou a cada fim de expediente.

9. Erro na contagem do dinheiro físico

A contagem manual, feita com pressa ou sem conferência, é uma das maiores causas de diferença no caixa. Mesmo que o valor esteja correto, a contagem manual exige prática e atenção, principalmente se as notas e moedas estiverem misturadas por descuido.

Como você pode evitar erros na contagem de dinheiro:

• Faça a contagem fora do horário de funcionamento.
• Use ferramentas de apoio, como o contador de dinheiro.
• Sempre confira os valores antes de finalizar o fechamento.

Para ajudar nisso, o Nex possui um contador de dinheiro, que agiliza o processo e reduz erros humanos. Nele, você coloca a quantidade de moedas ou cédulas de determinado valor e ele calcula pra você.

Então, por exemplo, imagine que no fechamento do caixa, você tem várias notas de R$20. Em vez de contar uma por uma, basta informar no contador de dinheiro do Nex quantas notas de R$20 existem. 

Se você colocar “15 notas”, o sistema calcula automaticamente o valor total (R$300). O mesmo vale para moedas. 

Veja um exemplo de como fazer isso pelo controle de caixa do Nex:

10. Falta de um sistema de gestão

Sem um sistema de gestão, todos esses erros se tornam mais frequentes e difíceis de identificar.

Um bom sistema automatiza processos, organiza informações, gera relatórios e reduz a margem de erro no fechamento de caixa.

O Nex oferece recursos que vão além do controle de caixa, para você reduzir as chances de inconsistências no fim do mês. Faça desde o registro de meios de pagamento até a edição de valores promocionais, inventário de estoque e tantos mais.

Transforme seu fechamento de caixa em um processo simples e seguro. Baixe o Nex e aproveite 14 dias grátis para experimentar o controle de caixa, recurso que conta com relatório de fechamento, registro de adição ou retirada de dinheiro, resumo diário e muito mais!

Conclusão

Evitar erros no fechamento de caixa não é apenas uma questão de conferência, mas de organização, padronização e uso das ferramentas certas.

Com processos bem definidos e o apoio das ferramentas certas, o fechamento deixa de ser um problema e passa a ser apenas mais uma etapa do seu dia.

Espero que esse conteúdo tenha te ajudado. Nos vemos no próximo texto!